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    大型活動執行流程

    • 作者:玄策展覽工廠
    • 發表時間:2021-06-07 11:24:56
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      舉辦大型活動我們不僅要提前規劃好,還要做好準備工作,這樣才可以減少問題的產生。下面給大家詳細介紹一下大型活動執行流程。
     
      一、項目籌備期
     
      1、獲取信息和資料
     
      和客戶初期建立溝通時,一定要摸清楚客戶的訴求和客戶的基本信息。如果你所在的公司已運營多年,業務流程比較清晰,可以制定一份標準版的客戶需求信息表,將需要知道的信息一一羅列出來。發送給客戶,讓客戶進行對應填寫。
     
      2、初次約見客戶
     
      和客戶見面之前,先做好充分的準備工作。例如:整理相關的案例資料,突出專業就對了!還有一個目的就是探下客戶的“虛實”。
     
      3、頭腦風暴會
     
      拿下一個項目,很大程度上依靠的就是團隊成員的頭腦風暴,如何將頭腦風暴開好,開出價值來,就非??简灲M織者的組織能力和協調能力。
     
      4、提案階段
     
      提案除了依靠專業能力和演講能力以外,也需要點運氣。
     
      5、內部立項
     
      當項目已經進入到初始的合作階段時,就可以為項目進行立項,將項目信息錄入到公司內部的信息系統里面(MIS),沒有條件使用信息系統的,可以用表格工具來替代完成。
     
      6、項目推進表
     
      項目推薦表是活動公司都會用的一種表格,一般也會分為內部推進表和客戶推進表,一份是內部團隊成員使用,一份是定期每天、每周發送給客戶。
     
      7、項目碰頭會
     
      項目碰頭會可以是和客戶進行,也可以是和項目團隊。取決于項目本身的進展情況。
     
      二、執行期
     
      1、報價、合同管理
     
      報價和合同雖然看似簡單,但是稍不注意,就會釀成大錯,另外,對報價單和合同的歸檔管理意識也很重要。
     
      2、場地管理
     
      場地管理主要分為場地篩選、場地排查、場地勘測3個部分,當確定場地之后,一定要對場地進行充分的了解和實地勘測之后,再做出詳細的場地方案。
     
      3、供應商管理
     
      供應商主要分為搭建供應商、AV設備供應商2大類,還有小類的演藝供應商、攝影攝像供應商、第三方外包人員等。
     
      還有人員派遣公司/服務人員管理、化妝、發型供應商/個人管理、藝人經濟公司/藝人管理、服裝供應商管理。(文末有獲取)
     
      4、演藝人員面試管理
     
      演藝人員面試主要包括禮儀、模特、舞蹈演員、兼職人員等等。在大型活動舉辦前期,都要對演藝演員進行線下面試,篩選出符合活動特質的演藝人員,保證外部人員的專業性。
     
      還有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務人員面試流程。演職人員、服務人員、工作人員面試管理。除此之外,還有所有人員的會前培訓管理。
     
      5、面試管理打分表
     
      6、運營文檔
     
      運營文檔分為執行期、活動現場應用2大類、主要是以各種表格進行呈現記錄,合理安排、分工明確,其目的就是為了項目按照既定的時間節點正常推進。
     
      三、現場期
     
      1、物品檢查
     
      運送到活動現場的所有物品,包括獎品、道具、施工工具等等??梢愿鶕捌谥贫ǖ奈锲非鍐芜M行一一核實,物品一定要做到“只多不少”。
     
      2、入場前聯絡
     
      再次和場地方、供應商、客戶三方進行電話確認進場的時間,是不是按照既定的時間和要求在有序進行推進,有沒有意外事件發生。
     
      3、施工彩排的配合
     
      遇到時間緊張的情況,可以根據施工的進度來決定彩排的時間和位置,這里面就需要充分考慮到既不能影響正常的施工進度,也不能耽誤進行彩排時間。
     
      4、物料搭建管理和注意事項
     
      按照既定的施工要求,按質按量完成物料的搭建工作,除此之外,還有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項。
     
      5、審查制度
     
      審查制度分為彩排審查、現場執行審查2大類,彩排審查主要是核實演藝節目的質量和呈現效果,現場執行審查主要核實現場的物料和設備是否有損壞。
     
      6、現場基礎要求管理
     
      以工作人員的著裝為例,一定要嚴格按照公司規定,工作人員在現場的著裝要求進行,以及要注意客戶對個人服裝的要求。
     
      四、活動后期
     
      費用結算
     
      費用結算是根據項目結束后,實際產生的費用進行整理和結算。以及團隊成員在服務項目時,產生的報銷費用進行整理。
     
      總結報告
     
      總結報告需要做成2種版本,一種是供公司內部進行復盤總結,一種是交付給客戶。
     
      資料整理存檔
     
      這里指的資料一般是活動結束后產生的音頻、視頻、照片,這些資料可用于案例展示,也可以用于后期的市場宣傳做背書。
     
      寫感謝信
     
      一場活動的圓滿落幕,離不開客戶、供應商的支持和協助,寫一封感謝信以作感謝,可以鞏固合作關系。


     
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